Ampumaseuran pyörittäminen Membershipillä ja Strikerillä

Ampumaseura on kaksi asiaa yhtä aikaa: yhdistys, jolla on jäsenrekisteri, jäsenmaksut ja toimintakertomus, ja urheiluseura, jolla on kilpailut, harjoitusillat ja tulokset. Tässä on miten työ jaetaan Membershipin ja Strikerin kesken niin, että jokaisella tiedolla on yksi paikka, ja mitä niiden välinen yhteys tekee puolestanne.

Useimmat seurat aloittavat taulukolla jäsenrekisterille, yhteisellä sähköpostilla kilpailuilmoittautumisille ja rahastonhoitajalla, joka täsmäyttää nämä käsin. Se toimii siihen asti kun seura kasvaa, uusi hallituksen jäsen ottaa homman vastuulleen tai joku kysyy, miksi viime keväänä eronnut saa yhä jäsenhinnan. Ratkaisu ei ole yksi järjestelmä joka tekee kaiken. Se on kaksi järjestelmää, jotka kumpikin hoitavat yhden tehtävän kunnolla ja ovat samaa mieltä siitä, keitä jäsenenne ovat.

Membership on suomalaisille yhdistyksille tehty jäsenhallinta: jäsenrekisteri, jäsenmaksut viitenumeroineen, reskontra ja kirjanpitoyhteydet. Striker on ammunnan puoli: tapahtumat, ilmoittautumiset, ryhmät, tulosten kirjaus, tulokset ja harjoittelu. Tämä artikkeli olettaa, että seuranne on rekisteröity yhdistys, joka harrastaa toiminnallista tai tarkkuusammuntaa, ja että haluatte käyttää molempia.

Mikä kuuluu minnekin

Tämä toimii yhden yksinkertaisen säännön varassa: jokaisella tiedolla on yksi koti. Jos huomaat kirjoittavasi saman asian kumpaankin järjestelmään, toinen niistä on väärä paikka sille.

Kuuluu Membershipiin	Kuuluu Strikeriin
Kuka on jäsen, mistä lähtien ja millä jäsenyystyypillä	Kuka on ilmoittautunut mihinkin tapahtumaan, missä divisioonassa ja ryhmässä
Yhteystiedot, jäsennumerot ja juniorien huoltajat	Ampujaprofiilit, luokitukset, rankingit ja tulokset
Kausimaksut, laskut, viitesuoritukset ja reskontra	Kilpailumaksut ja jäsenhinnat, maksettuna Strikerin kautta
Liittyminen, eroaminen ja syy jäsenyyden päättymiselle	Seuran toimihenkilöt, ylläpitäjät ja se, kuka saa järjestää tapahtumia
Jäsentiedotteet, maksumuistutukset ja digitaalinen jäsenkortti	Tapahtumien tiedotteet, asemaselostukset ja ryhmäjako
Jäsenluettelo tiettynä päivänä toimintakertomusta ja toiminnantarkastajaa varten	Kilpailukalenteri, sarjat, viikoittaiset harjoitusillat ja harjoituspäiväkirja

Raja kulkee yhdistyksen ja lajin välissä. Sihteeri ja rahastonhoitaja elävät Membershipissä. Kilpailunjohtajat ja tuomarit elävät Strikerissä. Useimmat hallituksen jäsenet käyttävät kumpaakin, ja se on täysin kunnossa, kunhan kukaan ei yritä pitää jäsenrekisteriä kahdessa paikassa.

Järjestelmien yhdistäminen

Yhteys luodaan kerran, ylläpitäjä kummallakin puolella, ja se vie pari minuuttia. Vain omistajat ja ylläpitäjät voivat tehdä sen: Membershipissä organisaation omistaja tai ylläpitäjä, Strikerissä seuran omistaja tai ylläpitäjä.

Avaa Membershipissä Asetukset → Yhteydet ja valitse Luo paritustunnus. Saat kahdeksanmerkkisen tunnuksen, esimerkiksi ABCD-EFGH. Se toimii kerran ja vanhenee 15 minuutissa, joten pidä Striker auki ennen kuin luot sen.
Avaa Strikerin verkkoversiossa seuranne ja mene kohtaan Hallitse → Integraatiot. Valitse Membership-kortilta Yhdistä ja syötä tunnus kenttään Parituskoodi. Mobiilisovellus ohjaa samalle verkkosivulle.
Kortilla lukee Yhdistetty. Testaa yhteys tarkistaa sen uudelleen milloin tahansa.
Mene seuran hallinnassa kohtaan Jäsenyystyypit ja valitse Synkronoi Membershipistä, niin jäsenyystyypit tulevat mukaan. Tästä tarkemmin alempana.

Kumpi tahansa puoli voi katkaista yhteyden. Katkaise yhteys Strikerissä poistaa samalla Strikerin käyttöoikeuden Membershipissä, ja Poista yhteys Membershipissä katkaisee sen siltä puolelta. Uudelleenyhdistäminen vaatii uuden paritustunnuksen. Sekä yhdistäminen että katkaiseminen kirjautuvat Membershipin tapahtumalokiin, joten hallitus näkee kuka kytki jäsenrekisterin mihin ja milloin.

Mitä Striker saa nähdä

Yhteys on tarkoituksella kapea. Striker voi kysyä Membershipiltä, kuuluuko tietty sähköpostiosoite hyväksytylle jäsenelle, ja jos kuuluu, mikä jäsenyystyyppi hänellä on, mistä lähtien ja onko kuluvan kauden jäsenmaksu maksettu. Lisäksi se voi lukea jäsenyystyyppienne luettelon sekä organisaation nimen ja logon. Siinä kaikki.

Yhteystiedot, osoitteet, syntymäajat tai jäsennumerot eivät lähde Membershipistä. Jäsenrekisterinne pysyy jäsenrekisterissänne. Hallitukselle, joka vastaa seuran tietosuojasta, juuri tämä on olennaista: Strikerin yhdistäminen ei synnytä jäsentiedostosta toista kopiota.

Mitä yhteys tekee puolestanne

Jäsenhinnat pysyvät oikeina

Strikerissä jäsenhinta asetetaan tapahtuman luokkakohtaisesti: Jäsenhinta-kenttä on normaalihinnan vieressä, kun lisäät tapahtumaan luokan. Ilman yhteyttä jäsenhinnan saa jokainen, joka on hyväksytty seuranne jäseneksi Strikerissä. Yhteyden kanssa Striker kysyy asiaa Membershipiltä sen sähköpostiosoitteen perusteella, jolla ampuja ilmoittautuu. Strikerin jäsenluettelo ei enää ratkaise, kuka maksaa vähemmän.

Tämä korjaa sen klassisen ongelman. Kun joku eroaa, kirjaatte sen Membershipiin, jonne se pitää kirjata joka tapauksessa, ja seuraavasta ilmoittautumisesta alkaen hän maksaa normaalihinnan. Kenenkään ei tarvitse muistaa siivota toista listaa.

Kaksi yksityiskohtaa kannattaa tietää. Striker tarkistaa, että henkilö on jäsen, ei sitä, onko kuluvan kauden maksu maksettu, joten maksamaton jäsen saa silti jäsenhinnan. Jos seuranne haluaa, että maksamatta jättäneet menettävät etunsa, hoitakaa se niin kuin sääntönne jo sanovat: Membershipissä, jossa maksun laiminlyönnin vuoksi eronneeksi katsotun jäsenyys oikeasti päättyy. Ja jos Membershipiin ei saada yhteyttä ilmoittautumishetkellä, ampujalle tarjotaan normaalihinta arvauksen sijaan.

Hakemukset hyväksyvät itsensä

Kun joku hakee seuranne jäseneksi Strikerissä, Striker tarkistaa jäsenrekisterin. Jos hän on jo hyväksytty jäsen Membershipissä, hakemus hyväksytään saman tien ja hakemusjono pysyy tyhjänä. Tämä toimii myös silloin, kun seura on asetettu tilaan Vain kutsulla: jäsenrekisterissä oleminen on kutsu, ja yhdistetty kutsuseura näyttää Hae jäsenyyttä -painikkeen juuri siksi, että jäsenenne pääsevät sisään itse.

Ne, joita Striker ei löydä rekisteristä, odottavat jonossa seuran ylläpitäjää kuten ennenkin. Porttikielto Strikerissä voittaa silti: estettyä käyttäjää ei päästetä takaisin sen perusteella, että hän löytyy Membershipistä.

Jäsenyystyypit vastaavat rekisteriä

Yhdistämisen jälkeen jäsenyystyyppejä hallitaan Membershipissä. Strikerin Jäsenyystyypit-sivulla lukee Hallitaan Membershipissä, ja lisäyspainikkeen tilalla on Synkronoi Membershipistä. Synkronointi kopioi jokaisen tyypin nimen ja järjestyksen ja asettaa Strikerin jäsenille heidän tyyppinsä sähköpostiosoitteiden perusteella.

Synkronointi ei koskaan poista mitään eikä ylikirjoita sitä, mikä kuuluu Strikerille. Jäsenmaksujen summat kuuluvat Membershipiin ja kilpailuhinnat asetetaan tapahtuman luokkakohtaisesti, joten käsin täsmättävää ei jää. Ainoa ansa on uudelleennimeäminen. Membership ilmoittaa tyypit nimellä, joten jos nimeätte siellä "Senior"-tyypin "Aikuiseksi", seuraava synkronointi luo "Aikuisen" uutena tyyppinä ja jättää "Seniorin" paikalleen. Poistakaa vanha Strikerissä nimenmuutoksen jälkeen.

Sähköpostiosoite on se, joka yhdistää

Kaikki yllä kuvattu tunnistaa ihmiset sähköpostiosoitteesta. Se on järjestelyn vahvuus, sillä kenenkään ei tarvitse kirjoittaa jäsennumeroa kilpailuilmoittautumiseen, ja samalla sen ainoa todellinen heikkous. Jäsen, joka on Membershipissä osoitteella matti@tyo.fi ja rekisteröityy Strikeriin osoitteella matti@gmail.com, on yhteyden kannalta kaksi eri ihmistä. Hän maksaa normaalihinnan ja hänen hakemuksensa odottaa ylläpitäjää.

Korjaaminen on halpaa, jos sen tekee ajoissa:

Sanokaa se tervetuloviestissä. Membershipin tervetulosähköpostin pohjaa voi muokata. Lisätkää yksi rivi: rekisteröidy Strikeriin samalla sähköpostiosoitteella, jonka annoit seuralle.
Antakaa jäsenten korjata se itse. Jäsenet pitävät omat yhteystietonsa ajan tasalla Membershipissä, joten jäsen voi vaihtaa osoitteen siellä sihteeriltä kysymättä.
Pitäkää odottavaa hakemusta merkkinä. Kun tuttu nimi ilmestyy Strikerin hakemusjonoon, todennäköinen syy on toinen sähköpostiosoite, ei uusi ihminen.

Membership vertaa sähköpostiosoitteita isoista ja pienistä kirjaimista välittämättä, joten Matti@Gmail.com ja matti@gmail.com ovat sama henkilö.

Kausi molempien kanssa

Näin työ käytännössä jakautuu vuoden mittaan, ja kumpaan järjestelmään kukin vaihe kuuluu.

Milloin	Membership	Striker
Ennen kautta	Avaa kausi, aseta maksut jäsenyystyypeittäin ja lähetä laskut viitenumeroineen.	Synkronoi jäsenyystyypit. Julkaise kilpailukalenteri, aseta jäsenhinnat tapahtumien luokille ja julkaise harjoitusillat seuran tapahtumina.
Uusi jäsen liittyy	Hän liittyy liittymislomakkeella tai kutsulla ja hänet hyväksytään. Tervetuloviesti kertoo, mitä osoitetta Strikerissä käytetään.	Hän rekisteröityy ja hakee seuran jäseneksi, ja hakemus hyväksytään automaattisesti. Ensimmäisestä kilpailusta alkaen hän saa jäsenhinnan.
Kilpailupäivä	Ei tehtävää. Jäsenkortin QR-koodi vastaa portilla kysymykseen "onko tämä henkilö jäsen", jos sitä tarvitaan.	Ilmoittautumiset, jäsenhinnat, ryhmät, tulosten kirjaus ja tulokset. Strikerin kautta maksetut osallistumismaksut menevät seuran omalle maksutilille.
Kauden aikana	Tuo viitesuoritukset pankista. Lähetä muistutukset maksamattomille. Kirjaa eroamiset.	Harjoitusillat, seuran sarjat ja tapahtumien tiedotteet. Membershipiin kirjattu ero näkyy seuraavan ilmoittautumisen hinnassa.
Vuoden lopussa	Jäsenluettelo vuoden viimeiseltä päivältä, reskontran vienti ja tapahtumaloki toimintakertomusta ja toiminnantarkastajaa varten.	Kauden tulokset ja sarjojen tilanteet. Jäsenet vievät omat harjoitustietonsa aselupaa varten silloin kun tarvitsevat.

Kaksi rahavirtaa, erillään

Jäsenmaksut ja kilpailumaksut ovat eri rahaa eri säännöillä, ja kaikille on helpompaa, kun ne pysyvät erillään.

Jäsenmaksut laskutetaan Membershipistä viitenumerolla, maksetaan seuran pankkitilille ja merkitään maksetuiksi, kun viitesuoritusaineisto tuodaan tai kirjanpito-ohjelma synkronoituu.
Kilpailu- ja harjoitusmaksut maksetaan Strikerissä ilmoittautumisen yhteydessä ja tilitetään seuran omalle maksutilille. Korttimaksut Strikerissä ovat rekisteröityjen yhdistysten ja yritysten käytettävissä, joilla on ALV-tunnus. Jokaisen luokan voi myös asettaa maksettavaksi Strikerin ulkopuolella, jos seura ottaa käteistä radalla.

Rahastonhoitaja saa kaksi siistiä lähdettä yhden sekavan sijaan: reskontran jäsenmaksuille ja Strikerin tilitykset tapahtumille. Kenenkään ei tarvitse arvuutella, oliko 25 euron maksu juniorijäsenyys vai kilpailuilmoittautuminen.

Mikä pidetään tarkoituksella erillään

Roolit. Kuka on puheenjohtaja tai rahastonhoitaja, on yhdistyksen asia. Kuka saa järjestää kilpailuja, hallita seuraa Strikerissä tai antaa jäsenille huomautuksia, asetetaan Strikerin seurarooleissa: omistaja, ylläpitäjä, toimihenkilö ja jäsen. Yhdistäminen ei kopioi toista toiseen.
Huomautukset. Kumpikin järjestelmä voi pitää jäsenestä huomautuksen. Membershipin huomautus on yhdistyksen kurinpitoasia. Strikerin huomautus koskee käytöstä radalla. Pitäkää ne siellä, missä asia tapahtui.
Harjoitustiedot. Ampujan harjoituspäiväkirja ja harrastuneisuusote kuuluvat ampujalle, eivät jäsenrekisterille. Seuran ei tarvitse pitää niitä varten läsnäolokirjaa Membershipissä.

Tarkistuslista

Jäsenrekisteri on Membershipissä, eikä kukaan ylläpidä toista jäsenlistaa missään muualla.
Membership ja Striker on yhdistetty, ja Testaa yhteys näyttää Yhdistetty.
Jäsenyystyypit on synkronoitu, ja nimenmuutoksista jääneet vanhat tyypit on poistettu.
Jokaisella tapahtuman luokalla, jolla kuuluu olla jäsenhinta, on sellainen.
Membershipin tervetuloviesti kertoo uusille jäsenille, että Strikerissä käytetään samaa osoitetta.
Hallitus on sopinut, mitä maksamaton jäsenmaksu tarkoittaa kilpailuhinnoille, ja asia hoidetaan Membershipissä.
Rahastonhoitaja tietää, mikä raha tulee mistäkin.

Parhaiten pyörivät seurat eivät ole niitä, joilla on eniten ohjelmistoja. Ne ovat niitä, joissa sihteeri ei koskaan koske kilpailukalenteriin, kilpailunjohtaja ei koskaan koske jäsenrekisteriin, ja molemmat tietävät aina oikein, keitä jäsenet ovat.

Lue lisää

Kun seuran hallinto pyörii itsestään, seuraava työ on kilpailu. Näin järjestät ensimmäisen Level 1 -kilpailusi käy läpi aikataulun, roolit ja sen mikä menee pieleen, ja Level 1:stä Level 2:een kertoo, mikä muuttuu kun siirrytte sanktioituun kilpailuun.